Pourquoi faut-il procéder à l’externalisation de services administratifs ?
L’externalisation de services administratifs gagne de plus en plus de terrain en ce moment. Également connu sous l’appellation «outsourcing », c’est un processus qui consiste à confier les tâches secondaires, assurant le fonctionnement d’une entreprise. Il peut s’agir de la tâche de la gestion des achats, la communication, financière, juridique, etc. Bref, pourquoi choisir l’externalisation au lieu de la mobilisation des ressources humaines en interne ?
Il est à noter que certaines missions ne sont pas essentielles au fonctionnement d’une société. En effet, elles ne présentent pas d’enjeu majeur à l’égard des autres activités intrinsèques de l’entreprise. Cependant, il est impossible de les négliger. C’est pourquoi l’externalisation de ces tâches serait très bénéfique. Elle est sans risque et permet des gains notables de valeur ajoutée à la clé.
Les tâches administratives vous empêchent-elles de vous concentrer sur le cœur de votre activité ? Elles monopolisent tout votre temps ? Pensez à externaliser. En voici les raisons.
Externalisation de services administratifs : plus de concentration
En tant qu’entrepreneur, vous avez été formé pour maîtriser votre métier. En effet, vos années d’expériences vous ont permis d’optimiser vos compétences. Cependant, le développement de vos activités nécessite la mobilisation de nombreuses compétences supplémentaires, ce qui peut sortir de votre domaine de spécialisation. Etant donné que vos résultats dépendent beaucoup de la bonne gestion de ces tâches, il vaut mieux confier les tâches à des prestataires spécialisés.
A part l’aspect performance, cette externalisation présente également une importante allure psychologique pour l’entrepreneur. En effet, la gestion des activités administratives compte parmi les tâches les plus fastidieuses de la société. Aussi, elles font figure d’importantes contraintes à la charge de l’équipe. Ainsi, pour apporter une réponse à toutes ces problématiques, l’externalisation de gestion administrative est la meilleure solution.
Efficacité accrue et productivité
Les missions administratives d’une entreprise peuvent être ennuyeuses et répétitives. En effet, elles peuvent clairement réduire les performances des employés et augmenter les risques d’erreur. Ainsi, décider de déléguer ces tâches à des professionnels permet de bénéficier d’une compétence solide et fiable. Ces derniers mettent en place de réels processus administratifs pour optimiser cette gestion.
L’externalisation administrative ne permet plus aux chefs d’entreprises de réaliser les tâches de manière hasardeuse. Les professionnels auxquels vous allez vous adresser connaissent le milieu sur le bout des doigts. Par ailleurs, s’adresser à un professionnel du métier met à votre disposition une équipe capable de s’adapter à vos besoins, malgré les charges de travail élevées. Cette solution semble beaucoup plus avantageuse.
Externalisation de services administratifs : la qualité
Tout comme vous maîtrisez votre travail, les prestataires de services externes maîtrisent également le sien. En effet, faire intervenir de tels professionnels spécialisés vous fera profiter d’une expertise supérieure. Leur savoir-faire garantit une meilleure gestion de votre administratif, met en œuvre des techniques modernes, et pratique des moyens efficaces pour optimiser vos tâches administratives. L’externalisation administrative vous en donne la garantie.
Gage de qualité, il convient de bien choisir ses prestataires. Il est conseillé de privilégier les prestataires expérimentés, ou au moins, ceux qui sont dûment formés au métier. Par la suite, veillez à ce que ces derniers disposent des moyens techniques et humains nécessaires pour l’amélioration de vos aspects administratifs. Enfin, vous aurez l’opportunité de vous appuyer sur une société tierce qui va permettre de réduire à néant les risques d’erreurs.
L’externalisation de services administratifs pour maîtriser ses coûts
La distribution des tâches à travers les différents départements de l’entreprise
La délocalisation de l’activité administrative vous donnera accès à des prestataires en poste. Ainsi, elle minimise le coût et les contraintes d’embauche. Les tâches additionnelles ne vous demanderont plus davantage de temps, et les chiffres d’affaires ne peuvent pas être à la baisse.
Le recrutement de nouvelles ressources humaines
Un nouveau recrutement n’est pas plus économique que l’externalisation. Toutes les démarches à faire s’avèrent moins profitables que la solution clé en main que les prestataires externes vous proposent.
L’externalisation des activités administratives
A part les avantages budgétaires que présente cette pratique, elle peut rapidement se transformer en un investissement rentable. Non seulement elle permet de dégager du temps, mais elle vous permet d’économiser sur des salaires supplémentaires tout en apportant une valeur ajoutée au dirigeant.
L’externalisation de services administratifs : la réactivité
Vous serez plus réactif en externalisant vos services administratifs. Généralement, c’est une constatation qui s’observe au sein des entreprises qui connaissent un pic d’activité ponctuel ou récurrent. Aussi, faire appel à un prestataire expert permet de paramétrer ses ressources en fonction de ses besoins. Bref, la souplesse et la réactivité qui en découlent représentent des atouts organisationnels indéniables.
Choisir de faire une externalisation offshore à Madagascar de votre société est un moyen fiable d’assurer la permanence de la gestion administrative de votre entreprise. En faisant référence au modèle de gestion interne traditionnel, le prestataire ne peut pas assurer une disponibilité en plein temps. Ces congés et ces absences peuvent nuire à la bonne gestion des formalités obligatoires. Par contre, un prestataire externe est exclu des aléas internes de l’entreprise.
Externalisation de services administratifs : quelques inconvénients à considérer
Certes, l’externalisation de services administratifs présente de nombreux avantages. Cependant, elle n’est pas une pratique qui est entièrement sans risque. Certains entrepreneurs représentent encore quelques réticences. Voyons les principaux inconvénients à prendre en compte pour vos projets d’externalisation.
- L’éloignement géographique : lorsque vous décidez d’externaliser en offshore, le problème du décalage horaire et la différence culturelle peuvent représenter une barrière psychologique.
- Le problème de communication : les incompréhensions et les malentendus surviennent facilement dans le cadre d’une externalisation de projets. Pour éviter les mauvaises surprises, il faut se tourner vers une destination offshore réputée. Par exemple, les entreprises françaises francophone peuvent se tourner vers un pays francophone, tels que Madagascar. L’externalisation administrative à Madagascar est une alternative très bénéfique.
- La perte de confidentialité : cette confidentialité est primordiale pour une entreprise. La signature d’une clause de confidentialité est une option pour pallier le risque de fuite des secrets professionnels, relatifs aux activités de l’entreprise.
L’externalisation de services administratifs permet aux entrepreneurs de développer sereinement leur entreprise. Si vous aussi, vous souhaitez gagner beaucoup plus de prospects et augmenter votre productivité, optez pour cette pratique.
