Quels sont les points à inclure dans un contrat d’externalisation ?
Un contrat d’externalisation est un élément indispensable d’un projet d’outsourcing. A titre de rappel, un projet d’externalisation consiste à confier la réalisation d’une ou plusieurs activités de son entreprise vers des prestataires compétents extérieurs. Les entreprises de tous les niveaux et de tous les secteurs exploitent ce processus. Il offre une myriade d’avantages, au profit des entreprises, surtout celles qui sont encore récemment créées.
L’établissement d’une telle clause a comme objectif de lier le dirigeant d’entreprise avec les prestataires de services pendant une durée déterminée. De ce fait, il est important de se pencher sur les différents points à inclure dans ce contrat. Ils peuvent varier selon la nature des collaborations. L’essentiel est que les deux parties tirent profit du processus.
Pour s’assurer du bon déroulement du projet, découvrez dans cet article les points importants que vous devriez inclure dans ce contrat d’externalisation.
Pourquoi faut-il le rédiger ?
Le contrat d’externalisation est un contrat à travers lequel une entreprise confie à un prestataire externe une ou une partie de ses activités. Il joue un rôle capital dans la performance du processus d’outsourcing.
Grâce à cette clause, les fournisseurs de services externes sont tenus à certaines obligations à l’égard de l’entreprise cliente. En effet, ils s’engagent à fournir des prestations définies dans un cahier de charge. Stratégiques ou non, ces prestations peuvent varier selon les entreprises.
Contrat d’externalisation : description détaillée des services concernés
Toutes les prestations concernées par l’externalisation de services doivent être mentionnées, et de manière détaillée, dans le contrat. Mais ce n’est pas tout. Étant donné qu’il s’agit d’un partenariat entre les deux parties, il faut également y inclure les demandes de proposition du client ainsi que les réponses des prestataires vis-à-vis de cette requête.
Parmi ces éléments clés, on peut mentionner : les exigences du client en termes de services, la description de chaque prestation demandée, les normes générales en vigueur, ainsi qu’une clause qui décrit les fonctions non stipulées dans l’énoncé des travaux.
Contrat d’externalisation : le coût
Les deux parties prenantes doivent être mises au courant des détails clairs et précis des coûts appliqués. Généralement, il s’agit du montant total et du montant dû pour les services rendus par le prestataire.
La définition de ce tarif est variable en fonction de nombreux facteurs. C’est la raison pour laquelle il est important de soulever cette question lors de la négociation. Tous les détails doivent être mis en avant pour éviter les coûts cachés, entraînant l’augmentation non considérée du tarif.
Contrat d’externalisation : sa durée
Aucun partenariat ne peut s’établir si une des deux parties n’a pas une idée claire sur la durée précise de la collaboration. La durée moyenne d’un contrat d’externalisation est de trois ans. Passé ce délai, il est possible de renouveler le contrat.
Dans le but d’éviter toutes sortes de pratiques de reconduction tacite d’un service insatisfaisant pour les deux parties, il est ainsi important d’établir un contrat incluant aussi les causes de résiliation anticipée.
Contrat d’externalisation : une clause d’indemnisation
Tout au long du projet, il se peut que des imprévus se produisent, amenant ainsi le prestataire à ne pas respecter ses obligations vis-à-vis du contrat. Ainsi, ce dernier doit inclure les clauses d’indemnisations qui mentionnent ses responsabilités à l’égard de ce non-respect.
Grâce à ce contrat d’externalisation, l’entreprise cliente aura ainsi une garantie en cas d’incapacité à livrer. En effet, elle se trouvera protégée grâce à une indemnisation en cas de défaillance de la part du prestataire de service.
Contrat d’externalisation : le suivi de l’évolution du projet
Au fur et à mesure que le projet avance, il faut toujours s’assurer que le planning soit conforme aux attentes de l’entreprise cliente. En effet, par rapport aux indicateurs définis dans le contrat d’externalisation, il convient de les respecter dans la logique de progression du projet.
Ainsi, pour avoir un contrôle total sur le déroulement du projet, les performances doivent être mesurées par des audits réguliers. Selon les pratiques en vigueur, les clients ont la possibilité de prendre les mesures nécessaires en cas de besoin, à partir du résultat de cette évaluation.
La continuité des services
Les obstacles peuvent être nombreux pour faire rater un projet d’externalisation :
- Pandémie
- Attaque d’exploitation informatique
- Manque de ressources
- Modification des réglementations…
Faisant face à tous ces phénomènes qui peuvent être la cause de la suspension des activités, le prestataire doit être en mesure d’assurer la continuité des services. En effet, il s’agit là d’une sorte de garantie pour le client. Il faut que les activités puissent toujours reprendre son cours malgré les difficultés.
La rédaction d’un contrat d’externalisation n’est pas à prendre à la légère. Les deux parties doivent mettre en avant les points essentiels pour assurer la réussite du projet.
