Comment réussir un projet d’externalisation offshore ?
Ces dernières années, l’externalisation offshore commence à gagner de plus en plus de terrain. En effet, c’est une solution qui permet aux dirigeants d’une entreprise de confier une partie de ses activités à des prestataires externes. De ce fait, ils peuvent librement s’occuper des activités pour lesquelles leurs entreprises possèdent de réels avantages. Il s’agit notamment des services clés et stratégiques participant à leur développement.
L’externalisation contribue beaucoup à la croissance d’une entreprise de différentes manières. Qu’elle soit administrative ou technique, de nombreuses tâches peuvent être déléguées. Une telle pratique a du bon, sous réserve de prendre quelques précautions. Se faire accompagner par une entreprise spécialisée mettra les chances de votre côté.
Réussir un projet d’externalisation ne s’improvise pas. Revue de détails sur les 6 points clés pour y parvenir.
Externalisation offshore : anticiper ses besoins
Avant d’envisager une opération d’externalisation de service, il est capital de définir les besoins de votre entreprise. Pour ce faire, faites le point sur le fonctionnement de cette dernière. A partir de là, déterminez les tâches indispensables qui participent à l’exécution du cœur du métier de votre société. En ce qui concerne les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, il est préférable de les mettre au second plan et de les externaliser.
Il est fortement conseillé de ne pas attendre de faire face à de mauvaises situations de gestion pour décider de délocaliser. En effet, de telle organisation n’est pas une démarche sans risques. C’est pourquoi il faut bien prendre le temps d’évaluer les intérêts et de définir clairement vos besoins. Du côté du prestataire, même en étant un professionnel, il aura toujours besoin de temps pour le briefing. Autant anticiper pour qu’il soit pleinement opérationnel avant l’affluence de travail.
Externalisation offshore : définir les tâches à externaliser
Aujourd’hui, l’externalisation de société peut concerner toutes les tâches d’une entreprise. C’est-à-dire que vous allez les remettre entre les mains d’un professionnel ayant de vastes expériences dans son domaine. Cependant, pour vous clarifier les idées, voici quelques tâches que votre entreprise peut externaliser :
- La comptabilité : en plus d’être une tâche très importante pour l’entreprise, la comptabilité est un domaine qui nécessite des compétences spécifiques. Tout le monde ne le maîtrise pas.
- Les Ressources Humaines : l’externalisation de ce domaine entraîne une réduction des coûts et une augmentation de la productivité.
- La Gestion des clients : le manque de temps est un réel obstacle pour la bonne gestion des clients. L’externalisation veille à ce que ces derniers bénéficient de l’attention nécessaire.
- La gestion administrative et le secrétariat : il s’agit de déléguer l’organisation et la planification des tâches quotidiennes les plus courantes.
Externalisation offshore : rédiger un contrat d’externalisation
Comme mentionné ci-dessus, l’externalisation offshore est une pratique qui consiste à déléguer la réalisation d’une fonction de l’entreprise à un prestataire externe, pour une courte ou longue durée. Ce dernier s’engage à fournir des prestations en conformité avec la qualité des services, avec les performances, et les responsabilités indiquées dans le cahier de charge . Il s’agit d’un service complet, mais les prestations incluses peuvent varier.
L’ offshoring peut contenir des risques auxquels vous n’êtes pas assez sensibilisé : baisse de l’innovation, risque de défaillance, etc. D’où la nécessité de mettre en place un contrat d’externalisation. Ce document va stipuler toutes les exigences et les attentes de la société donneuse d’ordre. Aussi, ce contrat va contenir la durée de la mission, ainsi que le planning du prestataire de service, sans oublier le coût de la prestation.
Externalisation offshore : rédiger un cahier de charge
La rédaction d’un cahier de charge est très importante pour mener à bien une délocalisation de société. Il s’agit d’un document contractuel à respecter tout au long du processus. Généralement, il s’agit de spécifier, de décrire, d’expliquer et de définir les limites du projet. Aussi, il précise ses conditions d’élaboration et de réalisation. Le non-respect de ce document peut entraîner des pénalités.
Ce cahier de charge permet de s’assurer de la cohésion du projet pour tous les intervenants. Il évite toute incompréhension et désaccord par rapport aux missions confiées, en stipulant la précision et la rigueur du client donneur d’ordre. Bref, il protège les deux parties de toutes ambiguïtés : le prestataire de service peut mener à bien les missions sans subir de jugements intempestifs.
Externalisation offshore : prendre le temps de sélectionner le prestataire idéal
Par une comparaison des coûts
Il est recommandé de comparer les coûts de divers prestataires afin de trouver l’offre la plus appropriée. Une externalisation offshore à Madagascar est actuellement très en vogue pour maîtriser le budget. Elle vous offre une opportunité rare de bénéficier d’un travail de qualité à moindre prix.
Les références de vos futurs partenaires
La vérification de l’expérience et de la réputation de votre partenaire est un critère de base. Dans ce cas, il est plus fiable de s’adresser à une entreprise de délocalisation. Ces derniers disposent des compétences et des matériels nécessaires pour effectuer, et de manière optimisée, les services externalisés.
Le décalage horaire
Ce faible décalage horaire est l’un des points forts qui favorise l’externalisation de services à Madagascar. En effet, il est capital que votre fournisseur doive être en mesure de travailler en même temps que vous pour fournir un travail en temps réel.
Externalisation offshore : faire des points réguliers avec les prestataires
La délocalisation d’entreprise permet de se concentrer sur ses activités essentielles. En tant que dirigeant, vous n’avez plus besoin de vous occuper des tâches secondaires annexes. Des entreprises spécialistes vont les prendre en charge. Cette pratique est à privilégier si vous souhaitez que le projet fonctionne parfaitement, selon vos directives. Aussi, pour avoir un total contrôle sur le déroulement du projet, faites des points régulièrement avec vos fournisseurs.
Le but est que les deux parties puissent faire des échanges sur l’avancée du projet et d’innover perpétuellement la méthode de travail. Selon les circonstances, l’échange peut se faire par courriel ou par visioconférence. Bref, plus vous êtes en contact avec le prestataire de services, plus vous éviterez les mauvaises surprises. Il y aura moins d’incompréhension et vous atteindrez rapidement votre objectif.
En résumé, vous n’aurez plus à investir dans un nouveau poste de travail grâce à l’externalisation offshore. Vous enrichissez les tâches externalisées et vous gagnez beaucoup plus de flexibilité à part les avantages qui vous sont déjà promis.
