Business Process Outsourcing : comment réussir son externalisation ?
Le Business Process Outsourcing que l’on reconnaît également avec l’acronyme BPO définit l’externalisation des tâches du processus métier d’une entreprise. Faisant partie des stratégies opérationnelles les plus prisées en ce moment, son externalisation permet à cette dernière de se recentrer sur les missions les plus essentielles qui sont généralement les tâches commerciales. Bref, la pratique repose sur le transfert d’activités. Elle propose aux entreprises la possibilité d’externaliser tous les types de gestion.
Opter pour le BPO peut être motivé par de nombreuses raisons : pour des raisons économiques poussant les porteurs de projets à faire appel à des prestataires qualifiés pour des services à prix abordables ; ou encore pour pallier un manque de performances, les incitant à solliciter les services de prestataires experts dans le domaine concerné. Dans tous les cas, sa pratique optimise, de manière incroyable, le développement des activités des entreprises y ayant recours.
Afin de bénéficier de tous les avantages offerts par le Business Process Outsourcing, découvrez dans cet article quelques conseils mettant toutes les chances de votre côté.
Préparation du projet
Tout d’abord, le porteur de projet doit être en mesure de définir précisément les raisons pour lesquelles il souhaite externaliser des activités. Pour optimiser la rentabilité de son investissement ? Pour une meilleure sécurisation des données ou une meilleure gestion ?
Par ailleurs, il est également très important de se préparer à la rédaction du contrat d’externalisation. Il est indispensable pour réduire les risques de conflits entre les deux parties. Et enfin, le donneur d’ordre doit établir un cahier de charges pour définir clairement les modalités d’exécution des métiers à externaliser.
Business Process Outsourcing : détermination du service à externaliser
A titre de rappel, le BPO ou back-office implique l’externalisation des tâches qui ne sont pas en contact direct avec les clients. Elles sont considérées comme des fonctions supports, ne faisant pas partie du cœur du métier d’une entreprise, mais qui lui sont indispensables.
On rencontre souvent : l’automatisation du processus métier, l’informatique, la gestion des Ressources Humaines, la comptabilité, etc. Aussi, il se peut que les sociétés externalisent les missions dont le traitement nécessite des savoir-faire spécifiques indisponibles en interne.
Business Process Outsourcing : choisir le bon prestataire BPO
Il n’est pas conseillé de s’adresser au premier venu. Voici quelques conseils qui peuvent aider à choisir son prestataire BPO, le garant de la réussite de votre externalisation de services :
- La proposition d’un accompagnement personnalisé et sur-mesure
- La possibilité de proposer diverses fonctions que votre projet pourrait avoir besoin
- La capacité à mettre en œuvre son expertise dans le domaine demandé
- L’aptitude à proposer des offres flexible pour répondre précisément aux demandes
Suivre l’évolution du projet
En tant que dirigeant d’entreprise, une fois que vous prenez la décision d’opter pour l’externalisation du back-office, des changements majeurs se remarquent immédiatement au sein de la société. En effet, son organisation en interne sera directement impactée.
A cet effet, faire le suivi du projet est impératif pour garantir la transparence des services tout en sécurisant les échanges entre les deux parties. Il a deux options : soit mettre en place un comité de pilotage, soit utiliser des outils spécifiques.
Communiquer régulièrement
Dans le domaine d’externalisation de services, cette communication tient une place essentielle. En effet, elle permet aux clients donneurs d’ordres et aux prestataires de services offshores de faire un point régulier sur l’évolution du projet.
Aussi c’est la manière la plus efficace pour adopter une nouvelle stratégie de travail en cas de problème. Être en contact régulièrement permet de prendre une décision à temps. Bref, les deux parties ont de nombreuses manières pour y parvenir
Pour vous aider à mettre en œuvre votre projet de Business Process Outsourcing, Buro Services peut vous aider. Nous proposons des prestations variées, pour répondre à des demandes précises.
