Domiciliation des entreprises : les rôles du domiciliataire et du domicilié
La domiciliation des entreprises est la première étape administrative de la vie de votre entreprise. En effet, c’est la phase pendant laquelle un prestataire de service détermine un siège social pour l’entreprise dans un lieu renommé en proposant une adresse de domiciliation. Bref, elle est indispensable pour mener à bien la constitution de votre future entreprise.
Deux acteurs sont pris en considération dans le cadre d’une domiciliation d’entreprise : le domiciliataire et le domicilié. Les deux parties ont chacun une obligation vis-à-vis de ce contrat. C’est-à-dire qu’il sera le gage de la sécurité des rapports qu’il y a entre ces deux parties durant le processus.
Qu’est-ce qu’un domiciliataire et un domicilié ? Quels rôles tiennent-ils dans le processus de domiciliation de société ? Les détails dans cet article.
Rappel sur la domiciliation des entreprises
Dans le but de réussir à immatriculer une entreprise, le représentant légal est dans l’obligation de présenter un justificatif de domiciliation d’entreprise. En effet, il s’agit d’un acte qui certifie l’adresse administrative, fiscale et juridique de cette dernière. Autrement dit, un document qui lui attribue un siège social.
Tous les partenaires d’affaires de votre entreprise enregistrent cette adresse, comme étant votre adresse officielle. En effet, l’ensemble des pièces commerciales ou administratives à l’attention du dirigeant de l’entreprise est astreint d’en faire mention. Enfin, il est indispensable de déclarer cette adresse au Registre du Commerce et des Sociétés. A défaut de cet enregistrement, l’immatriculation ne peut avoir lieu.
Le rôle du contrat de domiciliation des entreprises
Attribuée par une entreprise de domiciliation, un contrat de domiciliation est un acte rédigé et signé par les deux principaux acteurs : le domiciliataire et le domicilié. Engagées dans ce contrat, les deux parties profitent de certains droits, mais sont soumises à certaines obligations. Disposant d’une valeur juridique, il renferme les clauses spécifiques qui encadrent l’occupation des locaux, qui n’est autre que le siège social de l’entreprise.
L’obtention d’un contrat de domiciliation est indispensable lors d’une domiciliation des entreprises. D’après la loi française, le document est légalisé et régi par l’article R123-1687 du Code des Commerces. Ce contrat se doit d’être effectif pendant une période minimum de 3 mois. Il est renouvelable pour la même durée, par un contrat renouvelé automatiquement à la fin de son échéance.
Qu’est-ce qu’un domiciliataire ?
Lors du processus, le domiciliataire est la société de domiciliation. C’est elle qui fournit à une entreprise fraîchement créée une adresse professionnelle, afin d’y établir son siège social. Ce dernier fait office d’adresse légale et administrative. Ainsi, elle sera inscrite dans tous les statuts de votre entreprise.
La domiciliation est une démarche importante, voire même obligatoire, dans le but d’obtenir une immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le domicilié en a impérativement besoin afin d’être entièrement en règle à l’égard de la loi, et exercer légalement son activité. Bref, faire appel à un domiciliataire présente des atouts non-négligeables pour le domicilié.
Domiciliation des entreprises : les obligations d’un domiciliataire
Avant de concrétiser le contrat de domiciliation des entreprises, assurez-vous que le domiciliataire respecte bien ses obligations. C’est-à-dire que vous devriez vous assurer qu’il soit bien en règle avec la loi. En effet, il est dans l’obligation de disposer d’un agrément préfectoral, et être immaculé au RCS. A quelles obligations fait-on référence ?
- Posséder un dossier contenant les justificatifs relatifs à chaque domicilié.
- Équiper ses clients d’un local décent qui sera le garant de la confidentialité de ses données.
- Avertir le greffier du tribunal en cas de résiliation anticipée
- Mettre en œuvre les obligations relatives à la lutte contre les blanchiments des capitaux
- Dans le cas où le contrat arrive à son terme, il est également obligé d’envoyer la liste des clients concernés aux centres des impôts.
Domiciliation des entreprises : les obligations d’un domicilié
Parallèlement aux exigences de la domiciliation de société et du domiciliataire, le domicilié s’engage également à satisfaire quelques obligations :
- Déclaration d’un contrat de domiciliation auprès du RCS d’utilisation des locaux comme étant le siège social de l’entreprise
- Information sur les modifications de son activité auprès du domiciliataire
- Accord d’un mandat de réception de toutes notifications en son nom à l’entreprise domiciliataire
- Déclaration en cas de changement de domicile personnel
En cas de non-respect de ses obligations, des sanctions peuvent être appliquées.
Les sanctions imposées
Tout d’abord, l’entreprise domiciliataire a deux responsabilités : respecter les obligations énoncées dans le contrat de domiciliation de société, et veiller à ce que l’entreprise domiciliée respecte les siennes. Lorsqu’on entend formalisme ou régulation, on fait référence à des sanctions en cas de manquement de règles établies. Ce principe est valable également dans le domaine de la domiciliation.
Dans le cas d’une amende, pour toutes personnes physiques et morales ayant exercé leurs activités de domiciliation sans l’avoir déclaré auprès d’une administration compétente, le montant varie en fonction des circonstances. D’un autre côté, ce montant reste invariable pour l’entreprise domiciliée ayant enfreint les dispositions de la nouvelle loi de domiciliation. Se faire accompagner par une entreprise de domiciliation vous évitera toutes complications.
La domiciliation d’entreprise à Madagascar
Selon la loi N°2003-36 concernant la création d’entreprise à Madagascar, son siège social doit être mentionné dans ses statuts. En effet, ce dernier doit être localisé par une adresse physique. D’où l’importance de la domiciliation de société. Les associés auront le choix de choisir un bail commercial, ou de se tourner vers une entreprise de domiciliation à Madagascar, et de signer un contrat.
Ce contrat de domiciliation permet à l’entreprise domiciliataire, d’autoriser l’entreprise domiciliée, de mettre en place son siège social dans un de ses locaux. Aussi, elles peuvent proposer des prestations supplémentaires dans le but de d’élargir les activités de l’entreprise domiciliée.
Les grands points importants d’un contrat de domiciliation d’entreprise à Madagascar
- Les coordonnées juridiques du domiciliataire et du domicilié
- L’objet du contrat de domiciliation de société. Il devra mentionner les obligations des deux parties
- La durée du contrat qui commence par la date de jouissance des locaux jusqu’au délai d’avis en cas de renouvellement ou rupture du contrat
- L’attribution de juridiction
- Le montant précis du loyer (le mode paiement se fait en fonction de l’accord des deux parties)
En somme, le domiciliataire et le domicilié sont résignés par des obligations spécifiques, ayant rapport avec l’occupation du local de domiciliation élu. Les services de domiciliation sont d’une grande aide pour optimiser, et garantir la réussite du processus.
