Externalisation du BPO : qu’apportera-t-elle à votre société ?
L’externalisation du BPO ou du Business Process Outsourcing consiste à sous-traiter une tâche de métier spécifique. En effet, il s’agit de la mise en place de quelques mesures économiques. Elle a comme but de réaliser certaines tâches indispensables au fonctionnement de la société, mais qui ne sont qu’auxiliaires sur sa position sur le marché. Également connu en tant qu’ « externalisation offshore », ce type d’activité agit à l’échelle internationale.
Pour les entreprises souhaitant optimiser leur fonctionnement, il est important de définir leur activité principale. A cet effet, décider de collaborer avec des prestataires externes qualifiés est l’une des conditions les plus importantes à remplir. C’est là que réside toute la spécificité du Business Process Outsourcing ou le BPO.
Vous trouverez dans cet article toutes les informations relatives à l’externalisation de ce processus métier ainsi que son fonctionnement pour participer au développement d’une entreprise.
Le BPO : définition
Une entreprise a besoin d’une assistance supplémentaire pour la réalisation de certaines tâches, liées avec leurs activités en interne. Généralement, cette assistance est fournie par un prestataire externe, expert dans le domaine concerné. C’est le principe même du Business Process Outsourcing ou le BPO. En français, on peut le reconnaître comme étant l’externalisation du processus métier. Une entreprise prend la décision de passer par cette pratique lorsque le travail nécessite une qualification particulière dont elle ne dispose pas en interne
Le BPO signifie l’externalisation d’une procédure ou d’une mission d’une entreprise vers un prestataire de service. Elle concerne de nombreuses fonctions telles que la traduction, le service client, l’informatique, l’administration, etc. Ce sont généralement les tâches à faible valeur ajoutée de la société. Bref, le fait d’externaliser des services permet aux équipes déjà mises en place de se concentrer sur les principaux objectifs de la société.
Les différents types d’externalisation du processus métier
Le terme BPO n’est pas objectif. En effet, elle couvre un certain nombre de sous-catégories. Chacun d’eux est caractérisé par la fonction des prestations fournies, et parfois, de l’emplacement du prestataire de service.
Le back-office
De manière générale, les tâches du back-office concernent les fonctions en interne. Ce sont des services qui ne sont pas directement en relation avec la clientèle. Elle peut impliquer la sous-traitance de certaines tâches telles que : la comptabilité, le traitement des paiements, les Ressources Humaines, les services informatiques, etc.
Le front-office
A la différence du Back-office, le front-office fait référence aux services liés aux services réels de la société. Plus précisément, elle concerne les interactions avec les clients. Il s’agit particulièrement de : l’assistance technique, le service client, les ventes, etc. Le manque de connaissances dans le domaine est la principale motivation des entreprises à externaliser une activité.
Pourquoi est-ce intéressant de passer par le BPO pour ce genre de dématérialisation ?
Vu les avantages qu’elle offre, de plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation en entreprise. Parmi ces intérêts, on peut citer : la réduction des pertes d’informations, la favorisation des échanges entre les collaborateurs, accès à tout moment… Bref, la mise en place des plateformes de partage en ligne facilite l’attribution des documents. L’objectif est d’effectuer un travail plus rapide et efficace. La solution permet de pallier le besoin d’un nombre conséquent de salariés et le travail acharné que demandent les milliers de documents.
Un projet d’outsourcing permet à l’entreprise de répondre à quelques normes. D’ailleurs, son objectif est de gagner plus en efficacité tout en ayant la possibilité de se consacrer au cœur de son métier. Mais aussi, passer par les services d’un prestataire aguerri et certifié donne accès à des expertises et des techniques précises. Cela permet d’obtenir des documents précis, agencés, triés… Bref, l’intervention de ses professionnels augmente la visibilité des documents.
Les particularités de l’externalisation du BPO
Les particularités de cette pratique sont très favorables aux entreprises :
- Économies : étiez-vous au courant que l’externalisation de service, qu’elle soit totale ou partielle, permet à votre entreprise de faire une importante économie ? En effet, la pratique permet de réduire les frais liés aux salaires et aux impôts. C’est pour cette raison économique que de nombreuses sociétés décident d’externaliser leurs services dans les pays en voie de développement.
- Flexibilité : l’externalisation du BPO permet à une société de faire face à la concurrence, quel que soit l’évolution du marché. Chaque employé sera affecté à des missions plus importantes pour augmenter l’avantage concurrentiel de la société.
- Performances : étant spécialisé dans les différentes missions que vous allez leur confier, les travaux seront livrés à temps avec la qualité au rendez-vous.
Externalisation du BPO : la différence avec l’externalisation traditionnelle
C’est un fait, l’externalisation du BPO va bien au-delà d’un simple processus d’externalisation. En effet, pour cette forme classique de sous-traitance, une entreprise se détache d’une certaine partie de tâches qui lui sont non-stratégiques. Jusque-là, ces tâches ont été traitées en interne. Cependant, la structure décide de faire appel à des prestataires offshores pour fournir des services de qualité à un coût considérablement réduit.
Par contre, le Business Process Outsourcing ne se limite pas uniquement à externaliser les tâches non-stratégiques. En effet, la pratique prend en considération l’intégralité du processus métier. C’est-à-dire que le prestataire de service assume l’entière responsabilité de la gestion des tâches selon les contraintes préalablement définies. De ce fait, la pratique promet une collaboration plus étroite et durable entre les deux parties.
Externalisation du BPO : quand la mettre en place ?
En tant que dirigeant, si vous constatez que votre société commence à avoir des difficultés sur la gestion interne des activités, qu’elles soient primaires ou secondaires, l’externalisation du back-office est à envisager. Souvent, cette difficulté se constate lorsque la société connaît un grand développement. Le personnel en interne aura du mal à gérer correctement les activités de la société, ce qui pourrait impacter la performance globale de cette dernière.
Cependant, en se focalisant uniquement sur les tâches principales de l’entreprise, elle risque de perdre sa crédibilité face aux clients. Pour ne pas en arriver là, avoir recours au BPO s’avère être nécessaire pour la prise en charge des tâches secondaires. L’expertise de la société offshore peut vous aider à optimiser le développement de votre structure.
Externalisation du BPO : les types de services offerts
Le prestataire BPO propose une variété de services pour combler les attentes des clients. Souvent, on rencontre :
- Le service client : elle peut prendre en charge de diverses fonctions, telles que la gestion du marketing de la société, la prise de rendez-vous, le traitement des commandes, etc.
- Les opérations informatiques : les prestataires offrent diverses fonctions supports techniques, comme la mise en œuvre des services, la prestation d’une assistance informatique, etc.
- La gestion du service des ressources humaines : les prestations offshores peuvent inclure les charges d’administration des ressources humaines, des soins de santé, le recrutement et la formation des employés, etc.
- La comptabilité et la transaction du back-office : le traitement de la facturation des créances et des comptes fournisseurs, la vérification des réglementations, la gestion des entrepôts, etc.
Externalisation du BPO : les avantages
Parmi les avantages les plus cités de l’externalisation du BPO , on peut rapporter :
- La concentration sur les fonctions clés : laisser les ressources se concentrer sur les tâches à forte valeur-ajoutée permettra à l’entreprise de se différencier de la concurrence et d’optimiser sa croissance sur le marché.
- L’amélioration de la performance et de l’efficacité de la société : la prise en charge par les professionnels permet à la société d’économiser du temps tout en augmentant la capacité de la structure.
- Le profit d’une meilleure structure technique : Le prestataire de service BPO dispose des ressources technologiques nécessaires pour répondre aux exigences de l’entreprise donneuse d’ordre. A cet effet, cette dernière peut intégrer le profit de cette technologie dans leurs opérations.
- Le développement de la présence mondiale : compétences linguistiques, des horaires de travail très flexible… ce sont quelques-unes des propositions qui vont aider les entreprises à être plus disponibles pour leur client. Bref, cette qualité permet d’optimiser sa présence mondiale.
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